Secrétariat de direction

Principales missions

Appui de la direction

• Gérer l’agenda et les demandes de rendez-vous.
• Organiser les déplacements (billets de train, hôtel, arrivée, etc.), gestion des notes de frais
• Aider à la gestion de la boite mail & courriers
• Appui à la coordination des activités de la direction et évaluer les demandes de renseignements, d’actions ou de décisions et proposer la marche à suivre
• Préparer, en lien avec les équipes internes ou externes, les dossiers, notes, courriers, CR…
• Apporter un appui à l’organisation et au fonctionnement des divers comités internes (Comex, AG, GT…) ou externes (commissions nationales, groupes professionnels, syndicats, associations, commission de normalisation, institutions…), ainsi qu’à l’aide à la conduite des activités qui leur sont nécessaires (ordre du jour, notes préparatoires, comptes rendus, suivi des tâches…)

Accueil et quotidien

• Réceptionner les appels téléphoniques
• Réceptionner et trier le courrier
• Accueillir physiquement les rendez-vous, préparation des salles le cas échéant, réservation de la restauration si besoin…
• Participer à la logistique des événements organisés par l’entreprise

Gestion des documents

• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information)
• Actualiser, classer et archiver les dossiers et les fichiers clients et fournisseurs
• Appui à la gestion et l’actualisation de la documentation professionnelle et réglementaire

=> Si l’offre vous intéresse, merci de nous faire parvenir vos CV et lettre de motivation à nousrejoindre@bl-evolution.com