Le Label Relations Fournisseurs et Achats Responsables (RFAR) est un dispositif créé par le Médiateur des Entreprises et le Conseil National des Achats (CNA), rattachés au Ministère de l’Économie, et ayant comme objectif d’engager les acteurs publics et privés dans une démarche de valorisation et d’amélioration continue du processus d’achat.

Visant à valoriser l’exemplarité des acteurs engagés dans une démarche d’achats responsables, la labellisation RFAR est accessible à une diversité d’organisations. Le dispositif repose sur l’engagement de l’acteur dans l’amélioration continue de ses pratiques ; par conséquent, toute structure peut être labellisée indépendamment de sa maturité, à condition de formaliser un plan d’action pour approfondir le travail avec ses fournisseurs en lien avec les critères du label RFAR.

Au-delà de l’obtention du Label, le travail de préparation à l’audit est l’opportunité pour les structures candidates de communiquer en interne autour des bonnes pratiques à adopter, et de réorganiser les documents relatifs à ses process d’achats. Voici quelques conseils pour un audit réussi :

Concernant le questionnaire de collecte d’informations

  • Compléter le questionnaire avec des éléments factuels et concrets, cela permettra au cabinet évaluateur de mieux repérer les éventuelles points de blocage et les points forts de votre organisation.
  • Indiquer, autant que possible, le nom exact de la preuve correspondante à chaque réponse du questionnaire, ce qui fluidifiera le travail de la structure auditrice.
  • Limiter le nombre de preuves. En effet, le labélisateur recommande un maximum de 50 documents de preuve.
  • Remplir exclusivement les questions pour lesquelles votre organisation a mis en œuvre des actions. Les candidats ne sont pas obligés à répondre toutes les questions. Comme expliqué précédemment, l’objectif principal de la labélisation RFAR est d’inscrire votre structure dans une dynamique de progression sur les achats responsables, et pas forcément d’être avancé dès le début de votre parcours.

Concernant la gestion des documents de preuve

  • Renommer les preuves avec la nomenclature du référentiel, indiquant le critère et le principe d’action concerné, rendant plus facile la vérification des informations contenues dans le rapport d’évaluation.
  • Déposer les preuves sur un dossier partagé pour fluidifier le travail avec le cabinet évaluateur.
  • Préparer une liste d’environ une vingtaine de fournisseurs principaux de votre structure, avec les données de contact. Certains de ces fournisseurs pourront être contactés par le cabinet évaluateur afin de récolter leur expérience dans le cadre des marchés avec la structure candidate.

Concernant le démarrage de l’audit

  • Partager avec le cabinet évaluateur le dossier de candidature transmis au labélisateur en amont de la réunion de cadrage de l’audit. Cela permettra à votre auditeur de mieux comprendre le contexte de votre structure, et éventuellement d’adapter des aspects de la prestation à vos spécificités.
  • Fournir la liste des personnes qui ont complété le questionnaire en précisant qui a complété quoi, afin de mieux cibler les questions à poser, ce qui facilite ensuite la conduite des entretiens.

Concernant le déroulé de l’audit

  • Anticiper le plus tôt possible les entretiens avec les collaborateurs de votre structure.
  • Rassurer les collaborateurs : l’évaluation RFAR s’appuie avant tout sur une démarche d’amélioration continue.
  • Prévenir la vingtaine de fournisseurs qu’ils pourront être contactés dans le cadre de l’audit.

 

Si vous souhaitez avoir des conseils précis et adaptés à vos particularités, nos équipes d’experts BL évolution dans le domaine des achats responsables, ainsi que différentes thématiques de la transition écologique importantes pour le parcours RFAR comme la biodiversité ou la décarbonation, sont disponibles pour vous accompagner et vous outiller en amont de votre audit de labellisation officiel. Cela peut prendre la forme d’un coaching, pendant lequel nous pourrons vous accompagner dans la progression de vos engagements (comme la formalisation de votre politique achats responsables, la cartographie de vos achats ou la mise en place d’un plan de formation spécifique), ou bien d’un audit à blanc, visant à recréer les conditions d’un audit de labellisation afin d’identifier vos forces et points d’amélioration en amont de l’audit officiel.